GIỚI THIỆU PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP

1. Vai trò, chức năng

Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị thuộc trường có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện chỉ đạo của Hiệu trưởng về:

a) Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, tổng kết đánh giá về công tác quản lý, phát triển nguồn nhân lực của Nhà trường;

b) Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, tổng kết đánh giá về công tác quản lý, khai thác, phát triển cơ sở vật chất của Nhà trường;

c) Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, tổng kết đánh giá về công tác quản lý tài chính, kế toán của Trường;

d) Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, tổng kết đánh giá về công tác y tế của Nhà trường;

e) Tổ chức thực hiện, tổng kết đánh giá về công tác hành chính, văn thư của Nhà trường;

f) Tổ chức thực hiện, tổng kết đánh giá về công tác Phòng cháy chữa cháy, cứu nạn cứu hộ, vệ sinh môi trường, dân quân tự vệ;

g) Quản lý chuyên viên và nhân viên thuộc phòng.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn

2.1. Trong công tác quản lý, phát triển nguồn nhân lực, Phòng Hành chính - Tổng hợp có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Chủ trì xây dựng và triển khai thực hiện về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị; xác định vị trí việc làm và mô tả công việc của từng vị trí việc làm trong trường;

b) Tổng hợp tình hình nhân lực của Nhà trường và dự kiến nhu cầu nhân lực của toàn trường; hoạch định chiến lược phát triển nguồn nhân lực đảm bảo cho sự phát triển ổn định của Nhà trường;

c) Chủ trì xây dựng kế hoạch, tìm kiếm ứng viên; xây dựng phương pháp, cách thức tuyển dụng và triển khai thực hiện công tác tuyển dụng giảng viên và người lao động theo tiêu chí, kế hoạch đã được phê duyệt;

d) Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan để soạn thảo và thương thảo ký kết các hợp đồng lao động phù hợp với quy định của Nhà trường và pháp luật;

e) Phối hợp với các đơn vị có liên quan đảm bảo điều kiện làm việc cho giảng viên, người lao động theo đúng quy định; Phổ biến cho người lao động về nội quy, quy định, quy chế, quy trình làm việc của Nhà trường;

f) Phối hợp với các đơn vị thuộc trường thực hiện quản lý khối lượng, chất lượng công tác và thời gian làm việc của giảng viên;

g) Chủ trì quản lý khối lượng, chất lượng công việc và thời gian làm việc của người lao động; Kiểm tra, giám sát việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động của các đơn vị trong Trường;

h) Chủ trì phối hợp với đơn vị, cá nhân có liên quan để lập hồ sơ các hành vi vi phạm nội quy, quy định, quy chế, quy trình làm việc trình Hội đồng kỷ luật của Nhà trường;

i) Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan đề xuất điều chuyển giảng viên, người lao động sang các vị trí công tác hoặc làm các công việc khác, đảm bảo đáp ứng với tình hình thực tế công việc và phù hợp với quy định của pháp luật;

j) Chủ trì phối hợp với các đơn vị thuộc trường thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho giảng viên, người lao động khi được phân công;

k) Chủ trì xây dựng và triển khai thực hiện chế độ, chính sách, chế độ lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi, bảo hiểm đối với giảng viên, người lao động theo quy định của Nhà nước và Nhà trường;

l) Chủ trì xây dựng và triển khai thực hiện công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc, xếp loại thi đua, khen thưởng; phê bình, kỷ luật đối với giảng viên, người lao động theo quy định của Nhà nước và Nhà trường;

m) Tổ chức thực hiện công tác nâng ngạch, bậc lương, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, từ chức, miễn nhiệm chức danh, chức vụ các cấp theo quy định của Nhà nước và Nhà trường;

n) Quản lý hồ sơ nhân sự của giảng viên và người lao động trong toàn Trường; thường trực tiếp nhận và xử lý các vấn đề có liên quan đến quyền lợi của người lao động hoặc tranh chấp lao động;

o) Chuẩn bị hồ sơ và đại diện Nhà trường (khi được ủy quyền) làm việc với các cơ quan quản lý, cơ quan pháp luật để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Nhà trường có liên quan đến khiếu nại, khởi kiện của người lao động đối với nghĩa vụ, trách nhiệm của Nhà trường;

p) Tham mưu đề xuất nhân sự để thành lập các Hội đồng tư vấn, tổ công tác của Trường theo nhiệm vụ được Hiệu trưởng giao;

q) Chủ trì soạn thảo các văn bản và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định, quy chế, quy trình quản lý liên quan đến công tác nhân sự của Nhà trường;

r) Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao.

2.2. Trong công tác quản lý, khai thác, phát triển cơ sở vật chất, Phòng Hành chính - Tổng hợp có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Tổ chức, phối hợp Phòng Đào tạo – Quản lý khoa học thực hiện quy chế ba công khai theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

b) Chủ trì phối hợp với các đơn vị để xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch, chiến lược khai thác, sử dụng, phát triển cơ sở vật chất của Nhà trường;

c) Chủ trì quản lý toàn diện tài sản của Nhà trường; quản lý, khai thác hiệu quả cơ sở vật chất, tài sản sử dụng chung như: giảng đường, sân chơi, khách sạn sinh viên, khu liên hợp thể thao, sân vườn, cây cảnh, vv… phương tiện đi lại và các phòng họp, phòng tiếp khách của Nhà trường;

d) Quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật đảm bảo sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm các chi phí điện, nước, bảo vệ môi trường;

e) Chủ trì việc tổ chức mua, bán, thuê, mượn, thanh lý tài sản, mua sắm vật tư, vật rẻ  mau hỏng theo quy định hiện hành của Nhà trường; Chủ trì dự thảo và tham gia thương thảo ký kết các hợp đồng thuê và cho thuê cơ sở vật chất;

f) Xây dựng kế hoạch và tổ chức khai thác Khách sạn sinh viên của Nhà trường;

g) Tổ chức quản lý xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng công trình, tài sản của Nhà trường;

h) Giám sát việc quản lý, khai thác, sử dụng tài sản, cơ sở vật chất của Nhà trường đã giao cho các đơn vị, cá nhân quản lý, sử dụng hoặc cho các đơn vị khác mượn, thuê; đề xuất biện pháp xử lý các vi phạm của người quản lý, sử dụng, thuê, mượn tài sản của Nhà trường;

i) Phối hợp với các đơn vị để tổ chức kiểm tra điều kiện làm việc; đảm bảo các quy định của pháp luật về vệ sinh môi trường, an toàn, bảo hộ lao động;

j) Tham mưu và tổ chức thực hiện việc quản lý và sử dụng đất đai thuộc quyền quản lý, sử dụng của Trường;

k) Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài trường để tổ chức triển khai các công tác bảo vệ an ninh trật tự của Trường;

l) Làm đầu mối tổ chức xây dựng, lập và quản lý, lưu trữ hồ sơ các công trình xây dựng, hồ sơ quản lý tài sản, trang thiết bị của Nhà trường;

m) Chủ trì soạn thảo các văn bản và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quyết định, quy định, quy chế, quy trình quản lý liên quan đến công tác quản lý, khai thác, phát triển cơ sở vật chất của Nhà trường;

n) Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao.

2.3. Trong công tác quản lý tài chính, kế toán, Phòng Hành chính - Tổng hợp (dưới sự điều hành của Kế toán trưởng) có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Tổ chức công tác kế toán của Trường theo quy định của Quy chế Tổ chức và Hoạt động, Quy chế tài chính và các quy định khác của Nhà trường, quy định của pháp luật có liên quan;

b) Chủ trì phối hợp với các đơn vị để xây dựng, tổ chức thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch, chiến lược khai thác, thực tế sử dụng, phát triển nguồn lực tài chính của Nhà trường;

c) Chủ trì quản lý, tổng hợp, kiểm tra, giám sát, đảm bảo thu đúng, thu đủ các khoản thu theo quy định; hướng dẫn, kiểm soát các tổ chức, đơn vị về các khoản chi; kiểm tra xét duyệt hồ sơ quyết toán kinh phí, chi tiêu của Nhà trường;

d) Chủ trì phối hợp với các đơn vị chức năng nghiên cứu đề xuất mức học phí, các khoản lệ phí và học bổng, khen thưởng đối với người học;

e) Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, kiểm tra, giám sát quy trình, thủ tục ký hợp đồng, ứng vốn, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và thanh, quyết toán các dự án đúng pháp luật;

f) Chủ trì quản lý tài chính của Trường trong quá trình mua sắm, khai thác, sử dụng; kiểm kê, thanh lý, kiểm toán tài sản theo quy định;

g) Làm đầu mối làm việc với cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế, các cơ quan quản lý khác của Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp về các vấn đề có liên quan đến trách nhiệm, quyền lợi tài chính của Nhà trường;

h) Tổ chức quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ liên quan đến công tác tài chính của Nhà trường theo đúng quy định;

i) Chủ trì soạn thảo các văn bản và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định, quy chế, quy trình quản lý liên quan đến công tác quản lý tài chính, kế toán và quản lý về giá trị tài sản của Nhà trường;

j) Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao.

2.4. Về công tác y tế, Phòng Hành chính - Tổng hợp có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Chủ trì tổ chức và phối hợp với các đơn vị, tổ chức khác để triển khai các hoạt động y tế dự phòng, phòng chống dịch bệnh trong toàn trường; Kiểm tra và đề xuất biện pháp xử lý đối với các hành vi làm mất an toàn, vệ sinh môi trường, làm phát sinh các rủi ro, ảnh hưởng đến sức khỏe của người học và người lao động trong Trường;

b) Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan để tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ, giảng viên, người lao động, sinh viên, học viên của Trường theo quy định;

c) Thực hiện việc khám chữa bệnh thông thường, sơ cấp cứu ban đầu cho cán bộ, giảng viên, người lao động, sinh viên, học viên của Trường; tổ chức trực y tế đối với các hoạt động tập thể của Nhà trường khi được phân công;

d) Quản lý hồ sơ sức khoẻ của giảng viên, người lao động và người học;

e) Chủ trì phối hợp với các đơn vị thực hiện cấp thẻ bảo hiểm y tế cho các đối tượng theo quy định của Nhà nước, tổ chức hiến máu nhân đạo;

f) Tham gia tổ chức các hoạt động phòng chống tệ nạn xã hội, truyền thông, giáo dục về các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực y tế;

g) Chủ trì soạn thảo các văn bản và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định, quy chế, quy trình quản lý liên quan đến công tác y tế của Nhà trường;

h) Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao.

2.5. Trong công tác hành chính, văn thư, Phòng Hành chính - Tổng hợp có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Thực hiện trách nhiệm, quyền hạn được giao theo quy định tại Quy định về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý, sử dụng con dấu của Nhà trường;

b) Nhận, kiểm tra, phân loại vào sổ văn thư các loại công văn, tài liệu… từ các nơi chuyển đến trình lãnh đạo Nhà trường, chuyển văn bản đến các đơn vị chức năng xử lý;

c) Kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu; theo dõi, phát hiện kịp thời những sai sót trong văn bản, quyết định hành chính;

d) Chuyển công văn, tài liệu, thư tín của lãnh đạo Trường và các đơn vị gửi ra ngoài; in sao các loại văn bản, tài liệu phục vụ các nhiệm vụ của Trường. Lập lịch công tác tuần trình Hiệu trưởng phê duyệt;

e) Quản lý việc sử dụng con dấu (dấu ướt và dấu nổi) của Trường theo quy định Pháp luật; đóng dấu giấy giới thiệu, giấy đi đường cho giảng viên, người lao động, đóng dấu xác nhận người đến liên hệ công tác tại Trường theo quy định;

f) Tổ chức công tác lưu trữ, công văn, tài liệu, hồ sơ, phôi văn bằng, chứng chỉ, vv… của Nhà trường theo quy định. Hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho các đơn vị trong Trường;

g) Tổ chức sao y bản chính và chứng thực các loại văn bằng, chứng chỉ, tài liệu do Trường ban hành;

h) Chủ trì soạn thảo các văn bản và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định, quy chế, quy trình quản lý liên quan đến công tác văn thư, hành chính của Nhà trường;

i) Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao.

2.6. Chuẩn bị và tham gia tổ chức việc lễ tân, tiếp khách, đối ngoại của Nhà trường; thực hiện công việc hiếu, hỷ… theo quy định của Trường.

2.7. Tổ chức thiết kế, in ấn và quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ của Nhà trường; Tổ chức thiết kế và may sắm các loại đồng phục cho sinh viên, giảng viên, người lao động của Trường.

2.8. Phối hợp với các cơ quan quản lý Nhà nước và các đơn vị trong trường để xây dựng kế hoạch, phương án, phương tiện và tổ chức các hoạt động phòng cháy, chữa cháy, phòng chống lụt bão, thiên tai, dịch bệnh ở trong và ngoài Nhà trường (khi được huy động); làm hồ sơ phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt, thiên tai theo đúng quy định.

3. Cơ cấu tổ chức

Xem thêm:

👉 Thông báo

👉 Tin tuyển dụng của Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng